Recordmanagementtool VisieDosis
Social media, e-mail en andere digitale informatiestromen en opslagmogelijkheden zijn er de oorzaak van dat informatie over het algemeen moeilijk te beheren is. Informatie hoort zo transparant mogelijk te worden aangeboden en alleen aan die personen die daar ook kennis van mogen nemen. En dan hebben we het nog niet over het bewaren en tijdig vernietigen van informatie, zodat de privacy niet in het geding komt. Kortom, de behoefte aan recordmanagement is groot.
Record- managementtool VisieDosis
Social media, e-mail en andere digitale informatiestromen en opslagmogelijkheden zijn er de oorzaak van dat informatie over het algemeen moeilijk te beheren is. Informatie hoort zo transparant mogelijk te worden aangeboden en alleen aan die personen die daar ook kennis van mogen nemen. En dan hebben we het nog niet over het bewaren en tijdig vernietigen van informatie, zodat de privacy niet in het geding komt. Kortom, de behoefte aan recordmanagement is groot.
Centraal beheer van verspreide informatie
Informatie wordt op vele locaties opgeslagen: op netwerkschijven, in mailboxen en in taakspecifieke applicaties. Organisaties hebben behoefte aan een recordmanagementtool met functionaliteiten die voorzien in informatiebeheer binnen die verscheidenheid aan opslagmogelijkheden. Voor die behoefte is onze recordmanagementtool de oplossing. Vanuit één centraal punt, de recordmanagementtool VisieDosis, selecteert een organisatie in meerdere informatiebronnen informatieobjecten die bewaard of juist vernietigd moeten worden. Niet alle informatie moet tenslotte (helemaal) bewaard worden. Met VisieDosis worden de implementatie- en operationele kosten van het informatiebeheer in de organisatie gereduceerd en wordt aan wet- en regelgeving voldaan.
Een hele opgave voor informatiespecialisten, recordmanagers en informatiebeheerders. Vanuit het oogpunt van de informatiebeheerder biedt onze recordmanagementtool VisieDosis dan ook de oplossing om informatieobjecten te identificeren die formeel moet worden beheerd om te voldoen aan wettelijke en andere eisen. De recordmanagementtool is pragmatisch inzetbaar binnen elke organisatie.
Dit (en nog veel meer) kunt u met VisieDosis doen:
- informatieobjecten creëren (vastleggen)
- dossiers beheren en onderhouden
- documenten in- en uitvoeren
- informatieobjecten verwijderen
- informatieobjecten vernietigen
Geautomatiseerd
VisieDosis voegt aan de informatieobjecten de vereiste metadata toe en maakt het mogelijk om die informatieobjecten te selecteren die voor vernietiging of duurzaam bewaren in aanmerking komen. De metadata kunnen flexibel worden toegekend per proces en op verschillende aggregatieniveaus vastgelegd, waarbij geautomatiseerde overerving naar een lager aggregatieniveau plaatsvindt.
De inzet van SharePoint in combinatie met VisieDosis is de meest pragmatische oplossing. Het automatisch archiveren van uw informatie vanuit SharePoint naar de recordmanagementtool betekent dat er geen extra tijdsinvestering nodig is om dossiers en documenten nogmaals in een documentmanagementsysteem te registreren. Documenten worden automatisch digitaal volgens de gewenste informatiestructuur geregistreerd en in de recordmodule opgeslagen.
Uiteindelijk moeten de informatieobjecten worden overgedragen naar een e-depot. Ook daar voorzien we in. In combinatie met onze metadatamodule is de recordmanagementtool bij uitstek geschikt om de duurzaam te bewaren informatie te selecteren en te voorzien van de juiste metadata ter voorbereiding van een overdracht aan een e-depot.