088-4723400 info@uninova.nl

Automatisch archiveren

Of u werkt op uw netwerkschijf, met Office 365 of SharePoint, als medewerker hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de archivering bij Office 365, SharePoint en netwerkschijven.

U hoeft niet zelf uw documenten in een documentmanagementsysteem op te slaan. Door slimme technologie met de inzet van onze Beheermodule vindt de archivering van uw digitale dossiers en ontvangen en opgemaakte documenten namelijk automatisch plaats. Hetgeen betekent dat er geen tijdsinvestering nodig is om uw dossiers of zaakdossiers en documenten te registreren. Documenten worden automatisch digitaal volgens de door u in elke gewenste structuur opgeslagen in onze cloudapplicatie. Bijvoorbeeld gestructureerd op afdeling, proces of zaaktype.
Zonder dat u er iets van merkt worden zaak-, dossiers en documenten in VisieDosis gearchiveerd. Het documentmanagementsysteem is uitgerust met een recordmanagementtool zodat volledig aan de wetgeving wordt voldaan.
Organisaties maken nog gebruik van een fileshare of netwerkschijven. Vele documenten worden in een mappenstructuur al dan niet ongestructureerd opgeslagen. Het beheer van die documenten en de mappenstructuur laat zich moeilijk vorm geven.
De oplossing hiervoor is onze Beheermodule deze regelt op verantwoorde wijze het beheer van documenten en mappen op uw netwerkschijf al of niet met Office 365 of SharePoint.

Want ongestructureerde informatie op harddisks structureert u door tussenkomst van de Beheermodule.

Zodat u bij de opslag van uw documenten ‘niets’ van doen heeft met een documentmanagementsysteem maar gewoon vanaf uw schijf kan blijven werken. Wel met dit belangrijke verschil dat het beheer van documenten via de Beheermodule is geregeld. Persoonsgegevens worden zodoende niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Via onze tool bewaart u uw informatie met metadata conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet.