Documentmanagementsysteem VisieDosis
In ons documentmanagementsysteem VisieDosis registreert, archiveert en verwijdert u documenten en bestanden. Het is belangrijk om de exponentiële groei aan digitale informatie te kunnen blijven beheren, archiveren én te traceren in het DMS. ‘Onder water’ – zodat u er geen last van heeft – bevinden zich de belangrijke metadata, oftewel de kenmerkende gegevens over de opgeslagen gegevens. Die worden zoveel mogelijk automatisch vanuit de metadatamodule toegevoegd aan het dossier en/of de documenten. Deze waardevolle ‘onderstroom’ aan meta-informatie is ook nog eens flexibel en zelfstandig in te richten én wordt per aggregatieniveau, binnen de ordeningsstructuur overgeërfd. Dit betekent dat u binnen enkele seconden per proces metadata kunt toekennen of wijzigen. Zo voldoet u meteen aan de standaarden én kan uw systeem optimaal communiceren met andere systemen. Denk hierbij aan een interface voor een e-depot. De voordelen: gebruiksgemak en uniformiteit op zowel dossier- als documentniveau.
Documentmanage-mentsysteem VisieDosis
In ons documentmanagementsysteem VisieDosis registreert, archiveert en verwijdert u documenten en bestanden. Het is belangrijk om de exponentiële groei aan digitale informatie te kunnen blijven beheren, archiveren én te traceren in het DMS. ‘Onder water’ – zodat u er geen last van heeft – bevinden zich de belangrijke metadata, oftewel de kenmerkende gegevens over de opgeslagen gegevens. Die worden zoveel mogelijk automatisch vanuit de metadatamodule toegevoegd aan het dossier en/of de documenten. Deze waardevolle ‘onderstroom’ aan meta-informatie is ook nog eens flexibel en zelfstandig in te richten én wordt per aggregatieniveau, binnen de ordeningsstructuur overgeërfd. Dit betekent dat u binnen enkele seconden per proces metadata kunt toekennen of wijzigen. Zo voldoet u meteen aan de standaarden én kan uw systeem optimaal communiceren met andere systemen. Denk hierbij aan een interface voor een e-depot. De voordelen: gebruiksgemak en uniformiteit op zowel dossier- als documentniveau.
Metadata in VisieDosis: de voordelen
- schikken zich naar de processen en activiteiten binnen uw bedrijfsvoering en niet andersom;
- genereren managementinformatie;
- verbeteren de vindbaarheid van informatie;
- verbeteren de betrouwbaarheid van informatie;
- beveiligen de opgeslagen informatie;
- maken het proces van anonimiseren makkelijker;
- bieden inzicht in eventgeschiedenis;
- genereren een juist overzicht van trefwoorden (filters).
Bewust omgaan met de opgeslagen, waardevolle informatie in het DMS en (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving, bijvoorbeeld gesteld in de AVG/GDPR, vormt met beheer in VisieDosis geen probleem. Het systeem voldoet aan de eisen voor:
- vertrouwelijkheid (bescherming tegen onbevoegd gebruik)
- integriteit (de volledigheid en juistheid van de informatie moet gewaarborgd zijn)
- beschikbaarheid (gegevens moeten veilig zijn voor de gebruikers)
Het tijdig vernietigen van gegevens (een verplichting die voortvloeit uit de AVG) is geautomatiseerd mogelijk op basis van de metadata. Afhankelijk van de bewaartermijn en uw rechten en plichten kunt u het dossier en documenten verwijderen.
Het documentmanagementsysteem VisieDosis biedt u volledig in- en overzicht van alle digitale data (zowel documenten als e-mails en socialemediaberichten). Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk, al direct na implementatie. Want vanaf dat moment bent u vanaf elke plaats up-to-date geïnformeerd!