Centraal selecteren of vernietigen van verspreid opgeslagen informatie
Informatie is vaak niet op één plek opgeslagen, maar bevindt zich in diverse applicaties, op netwerkschijven, in mailboxen en in datawarehouses. Om hier effectief informatiebeheer op in te richten, hebben gemeenten en andere organisaties behoefte aan een recordmanagementfunctionaliteit die voorziet in beheer over een verscheidenheid aan bronnen.
Centraal vernietigen
Wilt u informatie in meerdere bronnen centraal vernietigen? Dat kan met VisieDosis. In een speciale applicatie selecteert u de te vernietigen gegevens op basis van een flexibel aan te passen set metadata die aansluit op de in die bronnen aanwezige set aan metadata (compliance metadata).
Na het maken van de selectie kunt u in de verschillende bronnen op de gewenste manier centraal gegevens vernietigen volgens de wettelijke vereisten.
De techniek erachter
Door middel van (rest-)api’s communiceert VisieDosis via requests en responses met de desbetreffende vakapplicatie zodat vanuit één centraal systeem het recordmanagement wordt georganiseerd.
Aan informatieobjecten kunnen metadata ten behoeve van vernietiging worden toegevoegd. Dit betreft minimaal een einddatum van de (deel)zaak waar het informatieobject deel van uitmaakt en indien van belang voor het bepalen van de bewaartermijn, het resultaat van deze (deel)zaak. Deze metadata kunnen op verschillende aggregatieniveaus worden vastgelegd, waarbij geautomatiseerde overerving naar een lager aggregatieniveau mogelijk is.
Van informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen, worden op basis van het jaar van vernietiging overzichten gecreëerd.
Benieuwd naar hoe we dit precies doen? Neem contact op met een van onze specialisten.